Skip to main content

Электронная транспортная накладная: кому нужна и как оформлять

Электронная транспортная накладная позволяет участникам автомобильных перевозок обмениваться информацией о движении груза в режиме реального времени, мгновенно подтверждать приемку и отгрузку товаров.

Расскажем о порядке работы с документом и перечислим его преимущества по сравнению с бумажной версией.

Что такое электронная транспортная накладная

ЭТрН – электронный аналог бумажной транспортной накладной с тем же функционалом и юридической ценностью. Документ подтверждает расходы на транспортные услуги и их законность.

Электронная транспортная накладная включает четыре основных пункта:

  1. Данные от грузоотправителя: о водителе, объеме и весе груза, условиях грузоперевозки и ее участниках.
  2. Данные о приемке груза со стороны грузоперевозчика.
  3. Данные о приемке груза, его характеристиках от грузополучателя.
  4. Информация о передаче груза получателю от перевозчика.

Когда транспортировка груза проходит по плану, нужно заполнять только эти титулы. Есть еще и дополнительные титулы, которые формируют, если происходят изменения: смена водителя, места доставки, сроков или стоимости.

Электронная транспортная накладная – это грузоперевозки без надоевших бумаг и лишних расходов на печать, доставку и хранение.

Кому следует работать с ЭТрН

Электронная транспортная накладная, как и обычная бумажная, предназначена для участников грузоперевозок, которые взаимодействуют с документом по цепочке:

  • грузоотправитель (оптовые компании, производители и поставщики);
  • перевозчик (транспортные и логистические компании);
  • грузополучатель (оптовые и розничные компании, склады, торговые сети и другие).

Вся информация о грузоперевозках хранится в ГИС ЭПД – государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Участники грузоперевозок не имеют прямого доступа к системе – все сведения в нее направляются через операторов ИС ЭПД. Эту функцию выполняют операторы электронного документооборота (ЭДО), которые подтвердили соответствие требованиям Минтранса.

Каждый участник грузоперевозок должен подписывать ЭТрН в информационной системе электронной подписью. Для этого обязательно нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Простой электронной подписью (ПЭП) могут пользоваться только водители.

Как выглядит документооборот с электронной транспортной накладной

Схема обмена ЭТрН между участниками состоит из следующих этапов:

  • Создание документа грузоотправителем в учетной системе.

Сформированный документ нужно подписать УКЭП и отправить в ГИС ЭПД. После этого ЭТрН могут видеть транспортная компания, водитель и получатель.

  • Подтверждение водителем получения груза. Водитель подписывает ЭТрН – сделать он это может прямо в мобильном приложении.
  • Подтверждение приемки груза грузополучателем с помощью УКЭП.
  • Подписание ЭТрН водителем в момент передачи груза получателю.
  • Подписание ЭТрН со стороны транспортной компании. В этом случае также понадобится УКЭП.

Как начать обмениваться электронной транспортной накладной

  • Выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые отвечают за грузоперевозки и будут подписывать ЭТрН от лица компании. Это менеджеры, кладовщики, диспетчеры и другие.
  • Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД: он будет сообщать об ошибках и отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД.
  • Заключить соглашения о возможности обмена электронными документами. Транспортной компании понадобится два отдельных соглашения: с грузополучателем и грузоотправителем.
  • Приобрести необходимую технику: для водителей – смартфон или планшет с мобильным приложением, для склада – планшет или компьютер с доступом к личному кабинету оператора ЭДО.

Почему ЭТрН – это удобно

Работа с электронной транспортной накладной обещает грузоперевозчикам много преимуществ:

  • Ускорение процессов. Все участники грузоперевозок могут подписать документ парой кликов.
  • Экономия бумаги. Транспортные накладные бывают объемными, иногда до сотни листов. Их долго и дорого распечатывать, неудобно возить с собой. С ЭТрН все документы у вас всегда под рукой.
  • Контроль движения товара. Вы всегда видите, где находится груз, и на каком этапе находится доставка груза.
  • Ускорение расчетов. После приемки товара и подписания ЭТрН грузополучателем можно сразу переходить к оформлению денежных переводов.
  • Экономия места. Документы хранятся в удобном электронном архиве – при необходимости транспортную накладную легко найти.
  • Простота взаимодействия с ФНС. Во время проверок налоговики могут самостоятельно обратиться в ГИС ЭПД и просмотреть нужную информацию о перевозке. Если возникнут вопросы, ведомство направит вам их через систему. Ответить также можно с помощью ЭДО.
  • Проверка транспортных накладных со стороны ГИБДД тоже проходит электронно – для этого инспекторы используют мобильное приложение.

Источник: klerk